Présentation du projet Serveur d’impression
Informations du Projet
- Outils : Gespage, Windows serveur 2022 Datacenter, Serveur d’impression
- Date du projet : juin 2024 – octobre 2024
Contexte du projet :
Avec l’expiration imminente du marché publique des copieurs, une étude des différentes options a été menée pour assurer le renouvellement du parc. Deux solutions étaient envisagées : réaliser une étude de marché pour identifier un nouveau prestataire ou se rattacher au marché commun de Paris-Saclay, détenu par le même fournisseur que le précédent contrat. Finalement, la décision a été prise de se rattacher à Paris-Saclay, ce qui a facilité la transition tout en garantissant une continuité des services.
Ce choix nous a permis de renouveler le parc de copieurs tout en conservant les outils existants, notamment le logiciel de gestion d’impression Gespage et les files d’impression virtuelles.
Cahier des charges et Objectifs :
L’objectif principal de cette montée de version est l’optimisation et la rationalisation du parc d’impression, en supprimant les petits copieurs couleur dispersés pour les remplacer par des copieurs multifonctions centralisés. Cette modernisation permet de réduire les coûts, de simplifier la gestion des impressions et de renforcer la sécurité, tout en assurant une transition fluide pour les utilisateurs.
Par ailleurs, une nouvelle méthode d’authentification par badge a été proposée aux agents afin de faciliter l’accès aux impressions tout en renforçant la sécurité. Cette nouveauté coexiste avec l’ancienne méthode basée sur un code d’impression synchronisé avec l’Active Directory, garantissant ainsi une transition progressive et une flexibilité pour les utilisateurs.
- Objectifs de la mise à jour des logiciels :
- Mettre à niveau le logiciel de gestion d’impression Gespage pour bénéficier des dernières fonctionnalités, et optimiser la gestion des utilisateurs.
- Migrer le serveur d’impression existant vers un nouveau serveur plus performant et plus sécurisé, capable de gérer efficacement les flux d’impression centralisés et d’assurer la disponibilité du service.
- Objectif de l’authentification :
- Mettre en place un système d’authentification simple et sécurisé pour les agents, en intégrant un système de codes d’impression et de badges relier à l’Active Directory, afin de leur permettre de récupérer leurs impressions sur n’importe quel copieur, après s’être authentifiés.
- Objectif de la centralisation des impressions :
- Récupérer les dernières imprimantes individuelles couleur encore en service pour les remplacer par des copieurs multifonction couleur centralisés, afin d’optimiser les coûts d’impression et de faciliter la gestion du parc d’imprimantes.
Installation Serveur d’impression
L’installation d’un serveur d’impression permet de centraliser la gestion des imprimantes et de simplifier leur déploiement à travers le réseau. Voici les étapes principales suivies pour sa mise en place, sans entrer dans les détails techniques.
1. Ajout des imprimantes via les ports
Dans la configuration du serveur d’impression, j’ai ajouté les imprimantes via des ports TCP/IP, ce qui permet une communication directe avec chaque copieur en réseau. Chaque imprimante a été associée à une adresse IP dédiée, assurant ainsi une gestion optimisée des impressions.
2. Installation des pilotes d’imprimante
Pour garantir la compatibilité et la bonne communication entre le serveur et les imprimantes, les pilotes d’imprimante spécifiques ont été installés pour chaque modèle. Ces pilotes permettent de gérer les fonctionnalités particulières des copieurs et d’assurer un rendu d’impression de qualité.
3. Création de files d’impression virtuelles
Afin de faciliter la gestion des impressions et d’améliorer le flux de travail, des files d’impression virtuelles ont été créées pour chaque copieur. Ces files permettent une gestion plus fluide des tâches d’impression, offrant aux utilisateurs un accès simplifié aux différents copieurs du réseau.
Gestion centralisée des impressions avec Gespage
Dans le cadre de la gestion centralisée des impressions, une seule file d’impression virtuelle, nommée « COPIEUR_LGJ », est utilisée pour tous les agents. Cette file n’est pas directement liée à un copieur spécifique, mais elle est connectée à Gespage, installé à la fois sur le serveur d’impression et sur chaque copieur.
Lorsqu’un utilisateur envoie un document à imprimer, celui-ci est stocké dans la file d’impression commune « COPIEUR_LGJ ». Quand l’utilisateur s’authentifie sur un copieur physique via Gespage, ce dernier récupère les travaux d’impression qui lui sont associés de la file commune. Ensuite, Gespage transfère automatiquement ces travaux vers la file d’impression du copieur, permettant ainsi l’impression sur le copieur.
Grâce à cette liaison avec Gespage et Active Directory, l’agent peut retirer son impression sur n’importe quel copieur du réseau. L’authentification se fait soit par code d’impression, soit par badge, selon la méthode choisie.
Avantages de cette gestion
Suivi détaillé de la consommation : Grâce à Gespage, chaque agent peut être suivi individuellement pour ses impressions. Cela permet une gestion optimisée des coûts et offre une meilleure visibilité sur la consommation de ressources par utilisateur.
Limitation des erreurs : Les impressions ne sont pas automatiquement imprimées. Si un agent n’a pas retiré son impression, celle-ci reste dans la file d’impression virtuelle. Cependant, cette file est automatiquement vidée toutes les 24 heures, entraînant la suppression de tous les travaux d’impression non récupérés.
L’agent peut également choisir de supprimer manuellement une impression s’il n’en a plus besoin, ce qui contribue à la réduction des déchets d’impression.
Optimisation des coûts : Cette gestion permet de limiter le gaspillage, car seules les impressions retirées par les agents sont effectivement imprimées. Les impressions non retirées sont supprimées après 24 heures.